5.2  Phase 2: Kapitalverwendung  

5.2.3  Kapitalverwendung: Beschaffung, Einkauf

c)  Typische Teilprozesse im Einkauf (Fortsetz.)

Kern der Einkaufsdurchführung ist das Auslösen von Bestellungen auf der Grundlage eines Kaufvertrages (siehe hierzu die Ausführungen auf den nachfolgenden Seiten dieses Abschnitts)..

Wenn ein verbindliches Angebot des betreffenden Lieferanten vorliegt und bestellt das Unternehmen ohne Abweichung vom Angebot, so entsteht mit dieser Bestellung ein wirksamer Vertrag zwischen dem (abnehmenden) Unternehmen und dem Lieferanten, denn die Bestellung gilt dann als Abgabe einer Willenserklärung, die betreffenden Güter zu den angegebenen Bedingungen zu erwerben.
Aus Gründen der Beweissicherheit sollte eine schriftliche Form der Bestellung gewählt werden.
Liegt hingegen kein Angebot vor, dann ist für eine Rechtswirksamkeit der Bestellung die Zustimmung des Lieferanten abzuwarten bzw. einzuholen.

Grundlage für die Aktivitäten in der Einkaufsdurchführung bilden die Ergebnisse der Einkaufsvorbereitung, insbesondere die Ergebnisse der Materialbedarfsplanung sowie die Ergebnisse bzw. Entscheidungen in der Einkaufsanbahnung.

Die Einkaufsabwicklung als abschließender Teilprozess im Einkauf umfasst vor allem

• die Überwachung der Erfüllung des Kaufvertrages in Bezug auf die Lieferung des bestellten Gutes,
• die Kontrolle des Eingangs der Lieferung (sachliche Prüfung hinsichtlich Art, Güte, Menge, Zeitpunkt der Lieferung; rechnerische Prüfung hinsichtlich Preis, Skontoangebot, Zahlungsterminen) sowie
• das Begleichen der Verbindlichkeit aus dem Kaufvertrag.

Ein Kaufvertrag über eine Lieferung oder Leistung gilt dann als erfüllt, wenn

• der Lieferant die geschuldeten Leistungen an den Abnehmer bewirkt und diesem Besitz und Eigentum an dem Liefergut übertragen hat und ferner
• der Abnehmer (Käufer) den Kaufgegenstand angenommen und das vereinbarte Entgelt bezahlt hat (siehe Bild 5.05).

Bei der Eingangskontrolle ist auch eine Überprüfung der Rechnung vorzunehmen, und zwar in Bezug auf sachliche und auf rechnerische Richtigkeit der Rechnung. Im Hinblick auf das Begleichen der Rechnung ist auf ein ggf. angebotenes Liefererskonto besonders aufmerksam zu machen.
Zur Einkaufsabwicklung gehört auch die Überwachung der Zahlungstermine sowie das Begleichen der Lieferantenrechnungen, auch wenn Letzteres dem Gründer schwerfallen mag.