5.2  Phase 2: Kapitalverwendung  

5.2.3  Kapitalverwendung: Beschaffung, Einkauf

c)  Typische Teilprozesse im Einkauf

Im Einkaufsprozess werden in der Regel folgende vier komplexen Teilprozesse unterschieden:

• Einkaufsvorbereitung,
• Einkaufsanbahnung,
• Einkaufsdurchführung und
• Einkaufsabwicklung.

Gegenstand der Einkaufsvorbereitung ist ein Aufgabenspektrum, das insbesondere 

• die Bedarfsermittlung und Bedarfsplanung in Bezug auf die zu beschaffenden Güter nach Art, Qualität, Menge, Preisen und zeitlicher Struktur sowie
• die Bestimmung der zu verfolgenden Beschaffungsstrategien sowie Beschaffungsprinzipien

entsprechend den eigenen Zielsetzungen des Einkaufsprozesses umfasst.

Die Einkaufsanbahnung als zweiter komplexer Aufgabenbereich im Beschaffungs- bzw. Einkaufsprozess umfasst vor allem die Aktivitäten

• Erarbeiten und Stellen von Anfragen an Lieferanten,
• Einholen von Lieferangeboten,
• Bewerten der Angebote und der Lieferer,
• Durchführung der Lieferantenauswahl u. a.

Grundlage für die Aktivitäten bilden die Ergebnisse der Einkaufsvorbereitung, insbesondere die Ergebnisse der Materialbedarfsplanung und durchgeführter ABC-/YXZ-Analysen sowie die Informationen aus solchen Quellen wie

• Lieferantendatei des Unternehmens,
• Bezugsquellenverzeichnisse (wie zum Beispiel "wer liefert was") ,
• Anzeigen in Fachzeitschriften,
• Besuch von Messen und Ausstellungen,
• Kataloge, Prospekte,
• Unternehmens- und Produktpräsentationen im Internet u. a.

Zu wichtigen Handlungsgrundsätzen in der Einkaufsanbahnung gehören:

• keine Bestellung ohne vorherige Anfrage und ohne Angebotsvergleich,
• keine unnötige Bindung an bestimmte Lieferanten,
• Beachtung aller Liefer- und Zahlungsbedingungen u. a.