5.2  Phase 2: Kapitalverwendung  

5.2.3  Kapitalverwendung: Beschaffung, Einkauf

c)  Typische Teilprozesse im Einkauf

Im Einkaufsprozess werden in der Regel folgende vier komplexen Teilprozesse unterschieden:

  • Einkaufsvorbereitung,
  • Einkaufsanbahnung,
  • Einkaufsdurchführung und
  • Einkaufsabwicklung.

Gegenstand der Einkaufsvorbereitung ist ein Aufgabenspektrum, das insbesondere 

  • die Bedarfsermittlung und Bedarfsplanung in Bezug auf die zu beschaffenden Güter nach Art, Qualität, Menge, Preisen und zeitlicher Struktur sowie
  • die Bestimmung der zu verfolgenden Beschaffungsstrategien sowie Beschaffungsprinzipien

entsprechend den eigenen Zielsetzungen des Einkaufsprozesses umfasst.

Die Einkaufsanbahnung als zweiter komplexer Aufgabenbereich im Beschaffungs- bzw. Einkaufsprozess umfasst vor allem die Aktivitäten

  • Erarbeiten und Stellen von Anfragen an Lieferanten,
  • Einholen von Lieferangeboten,
  • Bewerten der Angebote und der Lieferer,
  • Durchführung der Lieferantenauswahl u. a.

Grundlage für die Aktivitäten bilden die Ergebnisse der Einkaufsvorbereitung, insbesondere die Ergebnisse der Materialbedarfsplanung und durchgeführter ABC-/YXZ-Analysen sowie die Informationen aus solchen Quellen wie

  • Lieferantendatei des Unternehmens,
  • Bezugsquellenverzeichnisse (wie zum Beispiel "wer liefert was") ,
  • Anzeigen in Fachzeitschriften,
  • Besuch von Messen und Ausstellungen,
  • Kataloge, Prospekte,
  • Unternehmens- und Produktpräsentationen im Internet u. a.

Zu wichtigen Handlungsgrundsätzen in der Einkaufsanbahnung gehören:

  • keine Bestellung ohne vorherige Anfrage und ohne Angebotsvergleich,
  • keine unnötige Bindung an bestimmte Lieferanten,
  • Beachtung aller Liefer- und Zahlungsbedingungen u. a.